A tűzoltóságoktól való távolságok szerepe a múzeumi kölcsönzésben
MúzeumCafé 39.
Ma már megszokott gyakorlat, hogy múzeumok egy-egy időszaki kiállításuk megrendezéséhez a saját gyűjteményükben őrzöttek mellé más intézmények anyagából, illetve magángyűjteményekből is kölcsönöznek műtárgyakat. Az ilyen kölcsönzések lebonyolítását minden esetben a feltételeket rögzítő szerződések biztosítják.
Az alábbiakban bemutatott irat egy magyarországi magángyűjtő birtokában van; akkor kapta egy német múzeumtól, amikor az intézmény megkereste őt, hogy néhány, a birtokában lévő festményt kölcsönkérjen tőle egy kiállításra. A tulajdonos az első kapcsolatfelvétellel egy időben kapta meg a tervbe vett kölcsönzésben érintett műtárgyak biztonságát szabályozó dokumentációt, hogy ennek áttanulmányozása után dönthesse el, hogy ezekkel a feltételekkel a múzeum rendelkezésére bocsátja-e ideiglenesen a birtokában lévő tárgyakat.
Az angol nyelvű, 18 oldalas iratcsomagban foglaltakat – mint ezt az első lap alján szereplő információ tudatja az olvasóval – az Amerikai Múzeumok Szövetségének Regisztrár Bizottsága (Registrars Committe of the American Association of Museums) fogadta el 1998-ban.
Az első oldalon a múzeum adatai, a kölcsönzésben érdekelt kontaktszemélyek (a múzeum főigazgatója és a kiállítás kurátora) neve és beosztása, levelezési címe, telefon- és faxszáma, valamint e-mail címe szerepelnek. Ennek a résznek az utolsó két rubrikájában van feltüntetve a kiállítás címe és nyitvatartási ideje, amire a műtárgyak kölcsönzését kérik.
Nincs benne a számozott 18 oldalban, de külön mellékletként négy oldalon csatolva van az anyaghoz a múzeum összes kiállítási szintjének részletes alaprajza; ennek meglétét a második oldal egyik rubrikájában jelzik, mint ahogyan azt is, hogy az összes, a továbbiakban megadott mértékegység nem az angol, hanem a nemzetközi IS-szabványok szerint (méter, kilogramm stb.) értendő. Ezt követően nagyon pontosan körülhatárolják a kölcsönző intézmény jellegét: múzeum, egyetem, kulturális szervezet, esetleg „más”-e, illetve a múzeumon belül művészeti, történeti, tudományos profilú, netán gyermek-intézmény, arborétum, állat- vagy botanikus kert, esetleg éppen egy „Aquarium”.
A következő pontokban a helyszín geológiai jellemzőit tisztázzák: gyakori földrengés vagy árvíz által veszélyeztetett terület-e, ha igen, van-e árvízvédelmi rendszer; hurrikán-, tornádó-, illetve viharzónában áll-e az épület, ha igen, van-e ezek ellen kiépített védelme?
A következő kérdéskör az intézmény személyzetére vonatkozik: itt fel van sorolva a kiállítás összes közreműködője a múzeum igazgatójától kezdve a kurátoron és a biztonsági főnökön át egészen a tárlatban közreműködő restaurátorokig névvel, telefonszámmal, e-mail címmel, valamint annak feltüntetésével, hogy az illető teljes vagy részmunkaidőben alkalmazottja-e az intézménynek, illetve hogy ha valaki csak szerződéssel dolgozik az adott kiállításon, akkor meg kell jelölni, hogy az illetőnek hol és mi a főállása. Itt jelölheti meg a kölcsönadó, ha a felsoroltakon kívül bármilyen egyéb speciális tudású szakember közreműködését kéri a kölcsönzés ideje alatt a műtárgy kezeléséhez.
A következő egység a kiállítási épületről nyújt információkat: mikor épült, mikor volt felújítva, átalakítva; az épület készítése során milyen anyagokat használtak a külső és milyet a belső falakhoz, a padlóhoz, a mennyezethez, a tartószerkezetekhez? Ha az épülethez később bármilyen kiegészítést toldottak, arról ugyanezeket az adatokat meg kell adni. A következő pontok azt tisztázzák, folynak-e bármilyen felújítási, renoválási munkák az épületen vagy az épületben a kiállítás ideje alatt, illetve terveznek-e ilyet? Meg kell adni, hogy hány emeletes az épület, milyen összeköttetések vannak az egyes szintek között (lépcső, lift, egyéb), illetve hogy vannak-e tűzbiztos ajtók az egyes emeletek között.
Az épület után következik a kiállítási tér: a kitöltött rubrikákból ki kell derülnie, hogy egy nagy vagy több kis terem ad-e helyet a tárlatnak, esetleg valamilyen más helyszínmegoldást alkalmaznak-e? Meg kell adni, hogy a kiállítás bármelyik része átnyúlik-e bármilyen egyéb közönségforgalmi területre (előtér, büfé, könyvtár, előadóterem, folyosó stb.); hogy a műtárgyat befogadó termet csak kiállításra használják-e, vagy másra is, ha igen, mire; hogy mekkora az adott helyiségben a padló teherbírása, hogy a teremben vagy az a fölötti födémben húzódik-e bármilyen vízvezeték-, csatorna- vagy tűzoltó rendszer; hogy vannak-e mozgatható falak a kiállítótérben, és ha igen, azok hogyan vannak rögzítve (a falakhoz, a padlóhoz, a plafonhoz, illetve ezek milyen kombinációjában). Külön ki kell térni arra a válaszokban, hogy a múzeumban a kiállítás időtartama alatt lesznek-e egyéb rendezvények, ha igen, milyen típusúak, ezeknek hol vannak a helyszínei, illetve lesz-e bármilyen ilyesmi a kiállítási térben? A kölcsön-adónak jogában áll tudni, hogy van-e étel- és italfogyasztási lehetőség a múzeumban; tartanak-e rendszeresen rovar- és mikroorganizmusok elleni ellenőrzéseket, ha igen, hogyan, milyen gyakran, illetve hogy ha fertőzést találnak, annak elhárítására mi a protokoll. Ugyancsak itt adja meg magáról a kölcsönvenni szándékozó, hogy a múzeumban hogyan zajlik a takarítás, illetve azt ki felügyeli.
A következő egység a műtárgyak szállítására és fogadására vonatkozik. Itt derül ki, hogy a múzeum hivatalosan mikor fogadja a műtárgyakat; hogy amennyiben a kölcsönzött műtárgy más időpontban érkezne meg, tudják-e azonnal fogadni; mekkora a legnagyobb méretű jármű, ami be tud állni a fogadótérbe; van-e a rakodáshoz hidraulikus emelő, targonca, rámpa, rakodóállvány stb.; mekkorák az ajtók; mekkora a legnagyobb méretű láda, amit be tudnak vinni az intézménybe; amennyiben a múzeumban nincs belső rakodótér, ahová a kocsi be tud állni, akkor a rakodótér fedett-e, egybe van-e építve az épülettel, vagy csak hozzátoldották; milyen biztonsági rendszer van a rakodótérben; ezen a területen a műtárgyakon kívül mi mást szállítanak; milyen a terület őrzése; hol és kik pakolják ki a műtárgyakat; ha nem a kiállítótér épületében pakolják ki őket, akkor a két helyszín között hogyan szállítják azokat; mindig jelen van-e hivatásos múzeumi szakember a mű-tárgypakolások során, és ha igen, ki; illetve hogy hol tárolják a kölcsönvett tárgyakat a kiállítás megnyitása előtt és után? Szóba kerül még a teherlift(ek) mérete és teherbírása; a műtárgyak tárolására szolgáló helyiségek adatai (klíma, riasztórendszer, zárhatóság stb.); hogy kinek van hozzáférése ezekhez a helyiségekhez; a bejutás szabályozása; illetve hogy van-e tűzjelző rendszer a rakodótérben, és ha van, milyen?
A következő kérdéscsoport a fűtés és a légkondicionálás kérdéseit járja körül: a hőmérséklet és a páratartalom biztosítására szolgáló berendezések 24 órában a hét minden napján, a múzeum zárva tartási idejében is dolgoznak-e; hibájuk esetére van-e tartalék rendszer, ha igen, mennyi ideig tud működni; milyen a rendszer típusa, hol van a vezérlője, mikor telepítették; vannak-e hordozható berendezések a múzeumban, ha igen, milyenek; ki ellenőrzi az adatokat, milyen gyakran; hány mérőpont van a kiállítótérben, és azokat milyen gyakran kalibrálják; milyen hőmérséklet-, illetve páratartalom-adatokat állítanak be, mennyi lehet az adatok szélsőértékei között a maximális eltérés egy napon belül, dokumentálják-e az adatokat; ha eltérést tapasztalnak, ki a felelős a megoldásért?
A levegő után a fényre, a műtárgyak megvilágítására vonatkozó kérdések következnek: milyen világítás van a kiállítótérben (beleértve a természetes és a mesterséges fényforrásokat); van-e UV-szűrő az ablakokon; használnak-e a kiállítótérben fénymérőt, UV-sugárzásmérőt, ha igen, milyen típusút; tudnak-e szükség esetén speciális fényvédő rendszert beépíteni?
A következő kérdéscsoport a tűzvédelemre vonatkozik: milyen az épület tűzvédelmi besorolása; milyen tűz- és füstjelzők vannak az épületben; jelzés esetén a rendszer magától beindul-e; tűz esetén az ajtók automatikusan bezárulnak-e; ki és milyen gyakran ellenőrzi a rendszer működését; milyenek az oltási rendszerek; milyen anyaggal oltanak; milyen gyakran ellenőrzik a tűzoltókészülékeket; milyen gyakran tartanak tűzvédelmi képzést a dolgozóknak; van-e bárhol dohányzási lehetőség az épületben; milyen messze van a legközelebbi tűzoltóság; a riasztástól számítva mennyi idő alatt érnek oda a tűzoltók; milyen messze van a legközelebbi tűzcsap; a tűzoltóság 24 órában működik-e; van-e a tűzoltóknak külön oltási tervük a múzeumra; tartottak-e ott helyszíni szemlét, ha igen, legutóbb mikor?
A tűz- után jön az egyéb biztonság: az egyes kérdésekre adott válaszokból kiderül, van-e 24 órás őrség a múzeumban, saját személyzet vagy szerződésesek adják-e az őrséget, ha utóbbiak, kik; van-e képzett biztonsági felügyelő, ha van, kapott-e speciálisan a létesítményre vonatkozó képzést, ha igen, milyet; az őröknek van-e fegyverük, fel vannak-e szerelve rádióval, személyhívóval, telefonnal; az őrök felvétele során végeznek-e háttértanulmányt (az adott német múzeum esetében: igen), használnak-e hazugságvizsgálót (nem; mégiscsak egy demokrácia…); mennyi az őrök száma a kiállítások nyitvatartási idejében, a múzeum munkaidejében, a múzeum teljes bezárásakor; állandó poszton vannak-e vagy mozognak; hány terem jut egy-egy őrre; a kiállítások építése és bontása alatt is van-e őrzés, az építés és a bontás alatt ki mehet be a termekbe; zárva tartási időben ki és milyen gyakran ellenőrzi a kiállítótermeket, milyen gyakran ellenőrzik a kiállított tárgyakat, ki a felelős ezért; van-e biztonsági ellenőrzés a be- és kijáratoknál; ellenőrzik-e a látogatók táskáit be- és kilépéskor; mekkora a bevihető legnagyobb táska mérete; kinek van kulcsa a külső ajtókhoz; van-e folyamatos videoellenőrzés a bejáratoknál? A továbbiakban kiderül, hogy ki mozdíthatja el a tárgyakat a kiállítás ideje alatt; a személyzet hord-e azonosító kártyát az épületben; van-e vészhelyzet-protokoll, katasztrófaterv, mikor vizsgálták felül ezeket legutóbb, milyen gyakran van ezekből képzés a személyzetnek, illetve hogy milyen protokollt követnek lopás vagy rongálás esetén?
A személyi biztonság után következik a technika: van-e elektronikus riasztórendszer az épületben, ha van, milyen (mozgásérzékelő, hő- és hangérzékelő, üvegtörésjelző, videorendszer stb.); mindenhol van-e, ha nem, hol nincs; hol riaszt a rendszer (helyben, egy biztonsági központban, a rendőrségen); nyílik-e külső ajtó közvetlenül a kiállítótérbe; van-e ablaka a kiállítótérnek, ha igen, milyen a védelme (rács, fólia stb.); az épület minden nyílása fel van-e szerelve riasztókkal; ezeket ki és milyen gyakran teszteli; hogyan védik a törékeny és/vagy az apró tárgyakat (vitrin, rögzítés, külön riasztó); hogyan rögzítik az apró tárgyakat; mivel akasztják fel a képeket; lehet-e az egyes képeket külön riasztóval felszerelni; hogyan választják el a kiállított tárgyakat a látogatóktól?
És végül a műtárgyak mozgatására, illetve kezelésére vonatkozó kérdések következnek: ki pakolja a tárgyakat és ki felügyeli a pakolást végzőket; a pakolók és a felügyelők milyen képzésben vettek részt; ki készít állapotfelmérést a tárgyakról azok beérkezésekor és kiszállításakor; a személyzet minden esetben hord-e kesztyűt, amikor a műtárgyakhoz nyúl (igen); ha nem belsős személyzet végzi a tárgyak mozgatását, akkor milyen céggel van erre szerződés?
Az utolsó oldalon az is kiderül a kölcsönző számára, hogy a múzeum milyen céggel biztosítja a kiállításra kölcsönkért tárgyakat; mit fedez a biztosítás (faltól falig szállítás, lopás, tűz, vízkár, természeti katasztrófa, „rejtélyes eltűnés”, a dolgozók által okozott kár); esett-e korábban bármilyen kár a múzeum által kölcsönzött tárgyakban, milyen, és azóta milyen elővigyázatossági lépéseket tettek ezek elkerülésére?
Mármost egy ilyen alaposan végiggondolt feltételrendszer ennyire részletes megismerése után egy kölcsönző minden bizonnyal kellően megalapozottan tudja eldönteni, hogy odaadja-e a tulajdonában lévő tárgyat egy-egy kiállításra. Igaz, a szóban forgó magyar gyűjtő a német kiállítással egy időben odaadta egy festményét az egyik vezető magyar múzeumnak is – ezt is megmutatta – egy másfél oldalas kölcsönszerződésben foglalt feltételek alapján is.